重要書類の郵送・発送方法｜送付時のポイントとビジネスマナー

こんにちは。物流に関する知識をまとめたメディア「ピックゴー物流コラム」編集部です。

ビジネスで扱う重要書類は、書き方だけでなく送付方法にも気を配る必要があります。
一部の書類は送付方法について法令上の制限を受けており、違反すると処罰される可能性があるためです。

またコンプライアンスを重視していない企業と判断され、相手からの印象が悪くなるケースも考えられます。
それを防ぐために今回は、失敗しない安全・確実な重要書類の郵送・発送方法を解説します。

送付時の注意点やビジネスマナーについても触れますので、重要書類を取り扱う際の参考にしてください。

重要書類を郵送・発送する際のポイント

重要書類の種類によっては、送り方に注意しなければならないことをご存じでしょうか。

発送方法を誤ると、法令違反や情報漏洩、信頼失墜など、ビジネスに大きなリスクをもたらします。

まずは、重要書類を郵送・発送する際の注意点やポイントを解説します。

法令で定められた方法で送付する必要がある

重要書類が「信書」に当たる場合、法令で定められた方法で送る必要があります。

信書の定義は、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」（郵便法第4条第2項、民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第1項）です。

具体的には契約書や納品書、履歴書、見積書、戸籍謄本などが該当します。

判断に迷った場合は日本郵便や総務省のWebサイトを確認しましょう。

参考：信書の送付について - 日本郵便

信書を送付するには、日本郵便を利用する方法と総務省の許可を得た民間企業の「信書便」を利用する方法の2つがあります。

定められた方法以外で送ると郵便法違反となり、3年以下の懲役または300万円以下の罰金を科せられる可能性があります（郵便法第76条）。

発送の依頼者と事業者ともに処罰されるため注意しましょう。

信書に該当しない重要書類は、宅配便などを使って送付可能です。

ポストではなく窓口を利用するほうが良い

重要書類を郵送する場合は、ポストではなく窓口を利用すると安心です。

郵便事故の発生タイミングは、主に郵便物の回収時・仕分け時・郵送時・配達後の4つに分類できます。

窓口を利用することで回収時のトラブルを防止できるため、重要書類を確実に届けてもらいやすくなります。

氏名・住所・電話番号・マイナンバー・健康情報など、個人情報を含む重要書類を郵送するときは、通常の郵送よりも慎重な取り扱いが必要です。ここでは、特に注意したいポイントをまとめます。

1. 封筒は中身が透けないものを選ぶ

• 白く薄い封筒だと、角度によっては中身の文字が透けて見えてしまうことがあります。

• 個人情報を含む重要書類を郵送するときは、厚手の封筒や、内側に地紋が入った透け防止タイプを積極的に使いましょう。

2. 封の仕方を丁寧に行う

• のり付けはしっかりと行い、必要に応じて封筒の継ぎ目やフラップ部分に封かんシールやテープを貼って補強します。

• 封をしたあと、封筒の表または裏に「〆」印を入れておくと、「開封されていないこと」を示す目印になります。

3. 「親展」表示で開封者を限定する

• 宛先の本人以外に開封してほしくない書類は、封筒の表面左上などに**「親展」**と明記します。

• 会社や組織宛てでも、「〇〇株式会社 △△部 △△様（親展）」とすることで、担当者以外が開封しないよう配慮できます。

4. 追跡・補償のある方法を選ぶ

• 個人情報を含む重要書類は、紛失・誤配のリスクをできるだけ下げる必要があります。

• 普通郵便ではなく、簡易書留・一般書留・レターパック・宅配サービスなど、追跡や補償が利用できる手段が基本と考えましょう。

5. 宛先の確認を複数人で行う

• 宛先住所や氏名、部署名に誤りがあると、誤配や第三者による開封につながる可能性があります。

• 特に大量の個人情報をまとめて送る場合は、差出前に複数人でのダブルチェックを行うと安心です。

個人情報を含む重要書類を郵送するときは、「流出したら困る情報が入っている」という前提で、封筒・封かん・送り方のすべてにおいて一段階上の慎重さを意識することが大切です。

これらのポイントを徹底することで、情報漏洩・誤配・紛失リスクを最小化し、法令・マナー両面で安心できる配送が実現します。

重要書類の郵送・発送方法

ここでは、信書に該当する重要書類の郵送・発送方法について具体的に確認します。

中には手間がかかる方法もありますが、コンプライアンスの観点から必ず以下の方法で送付しましょう。

郵便局を利用する場合

• 普通郵便

普通郵便は、書留や速達などのオプションを付けていない郵送方法のこと。

重要書類を封筒に入れ、必要な料金分の切手を貼った状態で窓口に持ち込んだり、郵便ポストに投函したりすると届け先へ配達されます。

郵送コストを安く抑えられるのが特徴で、全国一律の料金で発送可能です。

具体的な郵送料金は、郵便物の規格（定形郵便もしくは定形外郵便）と梱包資材を含めた総重量によって決まります。

例えば定形郵便物で総重量が50g以内の場合、郵送料金は110円です。

ただし、配達状況の確認サービスや破損・紛失による損害の補償がないため、重要書類の郵送方法としてはあまり推奨されません。

【出典】第一種郵便物　手紙（日本郵便）https://www.post.japanpost.jp/service/standard/one_price.html

• 書留郵便

書留郵便は、引受から配達完了までの追跡サービスがあり、郵便物が破損したり届かなかったりした場合の補償が付帯している郵送方法です。

通常の郵便料金（基本料金）に書留料金を追加で支払うことで利用できます。

普通郵便とは異なり土日や祝日でも配達してもらえるのが特徴です。

契約書や現金、応募書類など配達証明が必要な場合や郵便物を確実に相手先に届けたい場合に適しています。

重要書類を郵送する場合は、一般書留と簡易書留の2つの方法があり、料金や補償額、追跡可能範囲などに違いがあります。

書類だけでなく現金を同封する場合は、現金書留（現金専用の一般書留）を利用しましょう。現金書留のみ指定の封筒を使用する必要があります。

書留郵便は、郵便物を封筒に入れ、郵便局の窓口で「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入して利用します。

追跡番号を割り振って記録する必要があるため、ポスト投函やコンビニでの受付はできません。

早く届けたい場合は速達扱いにするのがおすすめです。

※損害要償額： 荷物の紛失・破損があった場合に、補償される上限額

【出典】書留（日本郵便）https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/kakitome/index.html

• レターパック

レターパックは、専用封筒を活用した荷物の郵送サービスです。

A4サイズかつ重さが4kg以内の郵便物を送付できます。専用封筒は、郵便局の窓口やコンビニで購入可能です。

郵便事故発生時の補償は付帯していないものの、追跡サービスがあり、ポスト投函もできる手軽さから重要書類の郵送にも利用されます。

  

レターパックにはレターパックプラスとレターパックライトの2種類があります。

レターパックプラスは、全国一律600円で利用でき、配達時は対面での受け渡しとなっているのが特徴です。

受け取る側には受領印やサインが必要となるため、ビジネスシーンでも安心して利用できます。
また、レターパックプラスでは集荷サービスも実施しており、会社で複数の重要書類をまとめて送付する際にも便利です。

レターパックライトは、郵便受けへの配達を基本としたサービスです。

料金は全国一律430円で、郵便局の窓口やポスト投函で発送できます。

また、レターパックライトでは厚さが3cm以内の荷物しか郵送できず、それを超える場合はレターパックプラスを利用する必要があります。

【出典】レターパック（日本郵便）https://www.post.japanpost.jp/service/letterpack/index.html#main

重要書類を郵送するとき、「普通郵便で送っても大丈夫かな？」と迷う方は多いです。

結論から言うと、再発行できる書類・万が一紛失しても致命的でない書類であれば普通郵便も選択肢になりますが、リスクを理解したうえで使うことが大切です。

普通郵便で送る場合の注意点

• 追跡・補償がない
  普通郵便は、配送状況を追跡することができず、配達中の紛失や破損に対して原則として補償もありません。

• 配達日数に余裕が必要
  差し出しの地域や時期によって、到着までの日数が前後することがあります。
  「〇日必着」といった期日の厳しい重要書類を郵送するには不向きです。

• ポスト投函の場合は回収時間にも注意
  投函時間によっては、回収が翌日になり、その分到着が遅れることがあります。

普通郵便で送ってもよいケースの目安

• 再発行が容易な控え書類やお知らせ文書

• 金銭的なトラブルにつながりにくい書類

• 万が一届かなかった場合でも、電話やメールで代替がきく内容

普通郵便より書留・レターパックがおすすめなケース

以下のような重要書類を郵送する場合は、普通郵便ではなく書留やレターパックなどの追跡・補償がある方法の利用を検討しましょう。

• 契約書や覚書など、法的な効力を持つ書類

• 原本が1通しかなく、再発行が難しい書類

• 個人情報や機密情報が多く記載されている書類

• 到着期日が決まっている申請書類や応募書類 など

重要書類の性質や緊急度に応じて、普通郵便で送るか、書留やレターパックで郵送するかを選ぶことが大切です。

郵便局以外のサービスを利用する場合

郵便局以外を利用する場合は、国から許可された民間企業のサービスであれば重要書類を郵送可能です。郵便より短時間で届くケースが多く、補償額も高めに設定されている傾向にあります。ただし、利用前に登録が必要で、荷物の大きさや配達地域によっては料金が高くなることもある点に注意しましょう。

重要書類を郵送するときに選べる方法はいくつかあります。

それぞれの料金・補償・スピードをざっくり比較しておくと、「この重要書類を郵送するときはどの方法を選ぶべきか」が判断しやすくなります。

※具体的な料金は重さやサイズによって変わるため、ここでは特徴ベースで整理します。

コストを抑えたいけれど多少のリスクは許容できる場合
→ 普通郵便

• 重要書類を郵送しつつ、最低限の追跡・補償もほしい場合
  → 簡易書留・一般書留・レターパックライト

• 確実に相手の手渡しで届けたい場合
  → レターパックプラス、もしくは対面の宅配サービス

• 取引先や顧客との重要なやり取りで失敗できない場合
  → 書留や宅配サービスなど、追跡・補償がしっかりした方法

このように、重要書類を郵送する方法は「料金」「補償」「スピード」のバランスで選ぶのがポイントです。

送る書類の重要度や緊急度に応じて、最適な方法を選択しましょう。

同じ「重要書類」といっても、その内容や性質はさまざまです。

ここでは、代表的な書類の種類ごとに、重要書類を郵送するときのおすすめ方法を整理します。

契約書・覚書・同意書など

• 原本が1通しかない、署名・押印済みで再発行が難しいケースが多いため、
  簡易書留または一般書留での郵送がおすすめです。

• 期日が決まっている契約の場合は、配達日数にも余裕を持ちましょう。

請求書・納品書・見積書など

• 多くの場合は再発行が可能なため、

  • 重要度が高くない場合：普通郵便

  • 取引金額が大きい・期日が厳しい場合：特定記録郵便やレターパックライト
    というように、取引先との関係性や金額に応じてランクを上げると安心です。

応募書類・履歴書・エントリーシート

• 採用選考に関わる重要書類であり、かつ期日も決まっていることが多いため、
  レターパックライト・レターパックプラス・簡易書留など、追跡可能な方法がおすすめです。

• 履歴書や職務経歴書は折り目を付けたくない場合も多いため、角形封筒を使い、折らずに送ると丁寧な印象になります。

役所・金融機関への申請書類

• 住民票の写し、各種申請書、金融機関への変更届など、誤配や紛失が大きなトラブルにつながりやすい書類は、
  書留郵便やレターパックプラスなど、より安全性の高い方法が安心です。

• とくに返送されてくる書類（証明書やカードなど）がある場合は、返信用封筒の指定方法もよく確認しておきましょう。

個人情報が多く含まれるまとめ資料・顧客リストなど

• 氏名・住所・電話番号・マイナンバーなど、多くの個人情報が含まれるデータを紙で郵送する場合は、
  追跡＋補償のある方法を基本とし、封筒も透け防止タイプを選びます。

• できるかぎり、紙ではなくデジタルで安全に共有できないかも含めて検討すると良いでしょう。

このように、重要書類を郵送するときは「書類の種類ごと」に適切な送り方を選ぶことで、トラブルのリスクを減らし、相手にも誠実な印象を与えることができます。

重要書類を郵送する場合のマナー

次に、重要書類を郵送する場合のマナーを解説します。ビジネスシーンで重要書類を郵送する場合は、法令の順守だけでなくマナーも意識しておくことで相手の印象が良くなり気持ち良く対応してもらえます。

重要書類を郵送するときは、中身だけでなく「封筒」と「宛名の書き方」も大切なポイントです。

ビジネス相手や役所に送る場合は、以下の点を意識して封入・宛名書きを行いましょう。

封筒選びのポイント

• 色・デザインはシンプルに
  白色または薄いクリーム色など、無地で落ち着いた封筒を選びます。
  カラフルな封筒やイラスト入りの封筒は、ビジネスの重要書類を郵送する場面には不向きです。

• サイズは書類を折るかどうかで選ぶ

  • A4用紙を三つ折りにして送る場合：長形3号

  • A4用紙を折らずにそのまま送りたい場合：角形2号
    契約書や押印書類など、折り目を付けたくない重要書類は角形封筒を選ぶのがおすすめです。

• 中身が透けない封筒にする
  個人情報や金額などが記載されている場合は、透けにくい厚手の封筒や、内側に地紋が入った「透け防止タイプ」を選ぶと安心です。

宛名の書き方の基本

• 表面中央に宛先の氏名・会社名を大きく書く
  会社宛ての場合は、
  「〇〇株式会社 △△部 △△様」
  のように、部署名まで含めて丁寧に記載します。「御中」と「様」は併用しないよう注意しましょう。

• 郵便番号・住所は省略せずに正確に
  郵便番号は枠に、住所は都道府県から建物名・部屋番号まで省略せず書きます。
  特にマンション名やビル名の書き忘れがないか、投函前に必ず確認しましょう。

• 注意喚起が必要な場合は表面左上に表示
  中身が重要書類であることを明確にしたい場合は、
  封筒の左上に「親展」「重要書類在中」「簡易書留」などと表示しておくと、受け取り側も慎重に取り扱ってくれます。

差出人の書き方

• 封筒の裏面左下（または表面左下）に、差出人の住所・会社名・氏名を記載します。

• 会社から重要書類を郵送する場合は、社名・部署名・担当者名をセットで入れておくと、先方が問い合わせしやすくなります。

封筒や宛名の印象は、送り手の信頼度にも直結します。

重要書類を郵送するときは、改めて封筒の選び方や宛名の書き方を見直してみましょう。

クリアファイルに入れる

重要書類の梱包方法は、配達途中に折れ曲がったり雨で濡れたりするのを防止するために、クリアファイルに入れるのが基本です。ページ数の多いものや厚みのある書類も送りやすくなります。クリアファイルは新品のものを用意しましょう。

返信用封筒を同封する

契約書や申込書、見積書など相手からの返信が必要な書類を送る場合は、返信用封筒も同封するのがおすすめです。スピーディーな返送が期待でき、契約の締結などに進みやすくなります。できれば返信用封筒には宛名や住所、担当者名などを記載し、必要な料金分の切手も貼っておきましょう。

送付状を添付する

送付状とは書類の概要を一覧で記載した文書のことで、添え状やカバーレターとも呼ばれます。企業の担当者には、毎日大量の郵便物が届いているため、添え状に概要が記載されていると重要性を一目で判断でき便利です。添え状の本文では取引に対するお礼などを述べておくと、好印象につながります。

配達記録が残る方法で郵送する

重要書類を郵送する際は、郵送事故のリスクを最小限にするためにも、配達記録が残る方法を利用しましょう。例えば、書留やレターパックで郵送していれば、トラブルが発生した場合でも自社が指定された日時に発送していたことを証明できます。

信書ではない重要書類の緊急送付に便利な配送サービス

信書ではない重要書類を緊急送付する場合は、配送サービス「ピックゴー」がおすすめです。

ここでは、サービスの特徴や重要書類の送付に利用するメリットなどをご紹介します。

配送プラットフォーム「ピックゴー」とは？

「ピックゴー」とは荷物を送りたい荷主と、荷物を届けるドライバーや運送会社を直接結びつける配送プラットフォームです。

配送を依頼すると、リアルタイムで車両が空いているドライバーに連絡が届きます。

夜間に急な配送依頼をしたい場合や、即日での配送を依頼したいときにも活用でき便利です。

「ピックゴー」は配送パートナーの登録台数が日本最大級のため、車両を手配しやすいのが特徴です。

具体的には軽貨物で100,000台以上（バイク・自転車含む）のドライバーが登録しています。

参考： 

ピックゴーの特徴

ピックゴーは、手配にかかる時間が最短56秒と業界最速クラスを誇ります。

日本全国24時間365日いつでも即日配送の依頼ができ、軽貨物車両だけでなく大型トラックや冷凍車なども当日手配可能です。

また、利用時にはWebやアプリから情報を入力するだけでOKのため、依頼から配送までのスピードが速いのも特徴。

面倒な電話やFAXのやり取りを減らし、待ち時間を削減しています。アプリ版であれば登録不要で利用可能です。

配送料金は発送前に確認できます。

そのほかには、配送状況をGPSでリアルタイムにチェックでき、アクシデント発生時には専用のカスタマーサポートが年中無休で対応するなど、安心してご利用いただける環境を整備しています。

（注）掲載している数値は2025年12月時点のものです。

法人向けと個人向けでサービス内容が一部異なるので、詳細は以下のボタンよりご確認ください。

法人の方はこちら↓

個人の方はこちら↓

最後に、重要書類を郵送するときによくある疑問をQ&A形式でまとめます。

実際にユーザーから寄せられることの多い内容なので、気になる点があればチェックしてみてください。

A. 差出しの地域や宛先にもよりますが、同一県内であれば通常1〜2日程度、遠方の場合は2〜3日程度が目安です。

ただし、土日や祝日をはさむ場合や、繁忙期などは遅れることもあります。

期日が決まっている重要書類を郵送する場合は、余裕を持って数日前には発送しておくと安心です。

A. サービスによっては土日祝日の配達にも対応しているものがあります。

• レターパックや一部の宅配サービスは、土日・祝日も配達対象となっているため、重要書類を郵送する際にもよく利用されています。

• 具体的な配達曜日や時間帯は、利用するサービスの最新情報を確認したうえで選びましょう。

  
  

A. すでに投函してしまった場合は、できるだけ早く郵便局や配送業者に相談しましょう。

• 差出人情報や郵送方法によっては、引き渡し前であれば差し止めや転送の手続きができる場合もあります。

• 重要書類を郵送しているときは、気づいた時点で放置せず、まずは窓口や問い合わせ窓口に連絡を取ることが大切です。

  
  

A. 旧社名や旧部署名でも届くことはありますが、トラブルの原因になる可能性があります。

重要書類を郵送するときは、

• 事前に最新の会社名・部署名・担当者名を確認する

• 名刺やメール署名、取引先のWebサイトなどで最新情報をチェックする
  などして、できる限り最新の情報で宛名を書くことをおすすめします。

  
  

A. はい、控えやコピーは必ず手元に残しておきましょう。

• 契約書や申請書などは、相手に渡す分とは別に、自分用の控えを用意しておくことで、後から内容を確認するときに役立ちます。

• 紛失やトラブルがあった場合にも、コピーがあることで状況の説明や再手続きがスムーズになります。

  
  

A. 特にビジネスや申請関係の重要書類を郵送した場合は、発送した旨と利用した配送方法を相手に伝えておくと親切です。

• 「〇月〇日にレターパックプラスで発送しました（追跡番号：XXXX）」のように伝えておけば、相手も受け取りの準備ができ、紛失時の確認もスムーズになります。

  
  

重要書類の郵送には法令順守とマナーを意識しよう

重要書類を郵送するときは、「きちんと届けばOK」というわけではありません。

信書に該当する書類を一般の宅配便で送らないことなど、守るべき法令があるほか、相手との信頼関係に関わるビジネスマナーも意識する必要があります。

まず前提として、内容によっては「信書」として扱われ、利用できる配送手段が法令で制限されている場合があります。

知らないうちに違反してしまうことがないよう、重要書類を郵送する前に、自社のルールや各サービスの公式情報を確認しておきましょう。

また、ビジネスシーンでは、次のようなマナーも大切です。

• 封筒や宛名の書き方に気を配り、丁寧で読みやすい字を心がける

• 中身が折れてはいけない書類は、サイズに合った封筒や厚紙を使って保護する

• 投函・発送のタイミングに余裕を持ち、相手の希望納期よりも前に到着するようにする

• 発送方法や追跡番号を相手に伝え、安心して受け取ってもらえるよう配慮する

こうした法令順守とマナーを意識して重要書類を郵送することで、書類そのものを安全に届けられるだけでなく、「きちんとした会社・担当者」という印象を相手に与えることができます。

一通一通の送り方を丁寧に見直すことが、結果として信頼関係の構築にもつながっていきます。