重要書類の郵送・発送方法｜送付時のポイントとビジネスマナー

こんにちは。物流に関する知識をまとめたメディア「ピックゴー物流コラム」編集部です。

ビジネスで扱う重要書類は、書き方だけでなく送付方法にも気を配る必要があります。一部の書類は送付方法について法令上の制限を受けており、違反すると処罰される可能性があるためです。またコンプライアンスを重視していない企業と判断され、相手からの印象が悪くなるケースも考えられます。それを防ぐために今回は、重要書類の郵送・発送方法を解説します。送付時の注意点やビジネスマナーについても触れますので、重要書類を取り扱う際の参考にしてください。

重要書類を郵送・発送する際のポイント

重要書類の種類によっては、送り方に注意しなければならないことをご存じでしょうか。まずは、重要書類を郵送・発送する際の注意点やポイントを解説します。

法令で定められた方法で送付する必要がある

重要書類が「信書」に当たる場合、法令で定められた方法で送る必要があります。信書の定義は、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」（郵便法第4条第2項、民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第1項）です。具体的には契約書や納品書、履歴書、見積書、戸籍謄本などが該当します。判断に迷った場合は日本郵便や総務省のWebサイトを確認しましょう。

参考：信書の送付について - 日本郵便

信書を送付するには、日本郵便を利用する方法と総務省の許可を得た民間企業の「信書便」を利用する方法の2つがあります。定められた方法以外で送ると郵便法違反となり、3年以下の懲役または300万円以下の罰金を科せられる可能性があります（郵便法第76条）。発送の依頼者と事業者ともに処罰されるため注意しましょう。信書に該当しない重要書類は、宅配便などを使って送付可能です。

ポストではなく窓口を利用するほうが良い

重要書類を郵送する場合は、ポストではなく窓口を利用すると安心です。郵便事故の発生タイミングは、主に郵便物の回収時・仕分け時・郵送時・配達後の4つに分類できます。窓口を利用することで回収時のトラブルを防止できるため、重要書類を確実に届けてもらいやすくなります。

重要書類の郵送・発送方法

ここでは、信書に該当する重要書類の郵送・発送方法について具体的に確認します。中には手間がかかる方法もありますが、コンプライアンスの観点から必ず以下の方法で送付しましょう。

郵便局を利用する場合

• 普通郵便

普通郵便は、書留や速達などのオプションを付けていない郵送方法のこと。重要書類を封筒に入れ、必要な料金分の切手を貼った状態で窓口に持ち込んだり、郵便ポストに投函したりすると届け先へ配達されます。郵送コストを安く抑えられるのが特徴で、全国一律の料金で発送可能です。具体的な郵送料金は、郵便物の規格（定形郵便もしくは定形外郵便）と梱包資材を含めた総重量によって決まります。例えば定形郵便物で総重量が50g以内の場合、郵送料金は94円です。ただし、配達状況の確認サービスや破損・紛失による損害の補償がないため、重要書類の郵送方法としてはあまり推奨されません。

【出典】第一種郵便物　手紙（日本郵便）https://www.post.japanpost.jp/service/standard/one_price.html

• 書留郵便

書留郵便は、引受から配達完了までの追跡サービスがあり、郵便物が破損したり届かなかったりした場合の補償が付帯している郵送方法です。通常の郵便料金（基本料金）に書留料金を追加で支払うことで利用できます。普通郵便とは異なり土日や祝日でも配達してもらえるのが特徴です。契約書や現金、応募書類など配達証明が必要な場合や郵便物を確実に相手先に届けたい場合に適しています。
重要書類を郵送する場合は、一般書留と簡易書留の2つの方法があり、料金や補償額、追跡可能範囲などに違いがあります。書類だけでなく現金を同封する場合は、現金書留（現金専用の一般書留）を利用しましょう。現金書留のみ指定の封筒を使用する必要があります。
書留郵便は、郵便物を封筒に入れ、郵便局の窓口で「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入して利用します。追跡番号を割り振って記録する必要があるため、ポスト投函やコンビニでの受付はできません。早く届けたい場合は速達扱いにするのがおすすめです。

【出典】書留（日本郵便）https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/kakitome/index.html

• レターパック
  

レターパックは、専用封筒を活用した荷物の郵送サービスです。A4サイズかつ重さが4kg以内の郵便物を送付できます。専用封筒は、郵便局の窓口やコンビニで購入可能です。郵便事故発生時の補償は付帯していないものの、追跡サービスがあり、ポスト投函もできる手軽さから重要書類の郵送にも利用されます。
レターパックにはレターパックプラスとレターパックライトの2種類があります。レターパックプラスは、全国一律520円で利用でき、配達時は対面での受け渡しとなっているのが特徴です。受け取る側には受領印やサインが必要となるため、ビジネスシーンでも安心して利用できます。また、レターパックプラスでは集荷サービスも実施しており、会社で複数の重要書類をまとめて送付する際にも便利です。
レターパックライトは、郵便受けへの配達を基本としたサービスです。料金は全国一律370円で、郵便局の窓口やポスト投函で発送できます。また、レターパックライトでは厚さが3cm以内の荷物しか郵送できず、それを超える場合はレターパックプラスを利用する必要があります。

【出典】レターパック（日本郵便）https://www.post.japanpost.jp/service/letterpack/index.html#main

郵便局以外のサービスを利用する場合

郵便局以外を利用する場合は、国から許可された民間企業のサービスであれば重要書類を郵送可能です。郵便より短時間で届くケースが多く、補償額も高めに設定されている傾向にあります。ただし、利用前に登録が必要で、荷物の大きさや配達地域によっては料金が高くなることもある点に注意しましょう。

重要書類を郵送する場合のマナー

次に、重要書類を郵送する場合のマナーを解説します。ビジネスシーンで重要書類を郵送する場合は、法令の順守だけでなくマナーも意識しておくことで相手の印象が良くなり気持ち良く対応してもらえます。

クリアファイルに入れる

重要書類の梱包方法は、配達途中に折れ曲がったり雨で濡れたりするのを防止するために、クリアファイルに入れるのが基本です。ページ数の多いものや厚みのある書類も送りやすくなります。クリアファイルは新品のものを用意しましょう。

返信用封筒を同封する

契約書や申込書、見積書など相手からの返信が必要な書類を送る場合は、返信用封筒も同封するのがおすすめです。スピーディーな返送が期待でき、契約の締結などに進みやすくなります。できれば返信用封筒には宛名や住所、担当者名などを記載し、必要な料金分の切手も貼っておきましょう。

送付状を添付する

送付状とは書類の概要を一覧で記載した文書のことで、添え状やカバーレターとも呼ばれます。企業の担当者には、毎日大量の郵便物が届いているため、添え状に概要が記載されていると重要性を一目で判断でき便利です。添え状の本文では取引に対するお礼などを述べておくと、好印象につながります。

配達記録が残る方法で郵送する

重要書類を郵送する際は、郵送事故のリスクを最小限にするためにも、配達記録が残る方法を利用しましょう。例えば、書留やレターパックで郵送していれば、トラブルが発生した場合でも自社が指定された日時に発送していたことを証明できます。

信書ではない重要書類の緊急送付に便利な配送サービス

信書ではない重要書類を緊急送付する場合は、配送サービス「ピックゴー」がおすすめです。ここでは、サービスの特徴や重要書類の送付に利用するメリットなどをご紹介します。

ピックゴーとは？

「ピックゴー」とは荷物を送りたい荷主と、荷物を届けるドライバーや運送会社を直接結びつける配送プラットフォームです。配送を依頼すると、リアルタイムで車両が空いているドライバーに連絡が届きます。夜間に急な配送依頼をしたい場合や、即日での配送を依頼したいときにも活用でき便利です。
「ピックゴー」は配送パートナーの登録台数が日本最大級のため、車両を手配しやすいのが特徴です。具体的には軽貨物で50,000台以上（バイク・自転車含む）のドライバーが登録しています。
参考：「ピックゴー」のチャーター便

ピックゴーの特徴

ピックゴーは、手配にかかる時間が最短56秒と業界最速クラスを誇ります。日本全国24時間365日いつでも即日配送の依頼ができ、軽貨物車両だけでなく大型トラックや冷凍車なども当日手配可能です。
また、利用時にはWebやアプリから情報を入力するだけでOKのため、依頼から配送までのスピードが速いのも特徴。面倒な電話やFAXのやり取りを減らし、待ち時間を削減しています。アプリ版であれば登録不要で利用可能です。配送料金は発送前に確認できます。
そのほかには、配送状況をGPSでリアルタイムにチェックでき、アクシデント発生時には専用のカスタマーサポートが年中無休で対応するなど、安心してご利用いただける環境を整備しています。
（注）掲載している数値は2023年3月時点のものです。
法人向けと個人向けでサービス内容が一部異なるので、詳細は以下のボタンよりご確認ください。

重要書類の郵送には法令順守とマナーを意識しよう

今回は重要書類の郵送方法やビジネス上のマナーを解説しました。重要書類は相手にとっても大切な書類であるケースが多く、自社の信用や企業イメージを守るためにも郵送時には法律上のルールとマナーの両方を意識することが大切です。重要書類が信書に該当するかどうか確認した上で適切な送付方法を検討しましょう。