OMSとは？主な機能や導入のメリット・デメリット、システム選びの基準

こんにちは。物流に関する知識をまとめたメディア「ピックゴー物流コラム」編集部です。

EC市場の活性化により、販売チャネルの拡大や複数のECモールへの出店を進めている企業も少なくありません。受注件数が増える一方で、注文管理や入金管理などの業務が基幹業務を圧迫し、コストの増大と業務効率の低下を招くケースもあります。そのような場合は、受注から発送までの業務を自動化できる「OMS」を導入するのがおすすめです。

そこで今回は、OMSの概要や主な機能とメリット・デメリットをご紹介します。システムの選び方も解説しますので、EC事業の拡大や効率化を検討している場合はぜひ参考にしてください。

　
オンラインショップの運営には、OMSの知識が必要不可欠です。OMSの導入によって今まで複数のシステムで管理されていた情報を一元管理でき、作業効率の向上を実現できます。ここでは、OMSの基礎知識や混同されやすい用語との違いをご説明します。

OMSとは、注文情報や在庫情報の管理、入金管理、在庫管理、顧客への注文管理メールの送信などを一括で行うシステムのこと。主にECサイトで使用されます。「Order Management System（オーダーマネジメントシステム）」の略語で、日本語では受注管理システムや注文管理システムと訳されます。

• OMSとWMSの違い

WMSとは、「Warehouse Management System」の略語で、倉庫管理システムのことです。OMSとWMSは管理する情報の範囲に違いがあります。OMSはECサイトで入力された注文情報から在庫管理、商品の配達、支払い状況の管理までをカバーするのに対して、WMSは入庫や検品、ピッキング、出荷など倉庫内情報のみを管理しています。すでにWMSを導入している場合は、APIを通して両システムを連携することも可能です。

• OMSとEMSの違い

EMSとは、「Execution Management System」の略語で、取引執行管理システムを意味します。証券取引におけるトレーディング業務をサポートするシステムで、全体のシステムを一括で管理するOMSの一部といえます。

　
OMSには、サービスによって多少の違いはあるものの多くの機能が用意されています。ここでは、一般的な機能をご紹介します。

注文情報の確認や受注内容の変更、キャンセル手続きなどを管理する機能。自社サイトやモール型ECなど、販売チャネルが複数ある場合でも情報を一元管理できるシステムが一般的です。

見積書の作成や過去の見積書の閲覧、出力などを管理する機能です。クラウド上で管理することで、営業担当者が変わっても履歴を参照しやすくなります。

顧客情報の登録や退会手続きなどを管理する機能です。ECサイトの場合、顧客の注文履歴やポイント管理なども行えます。

発注書の作成や出荷指示、手配、取り消しなどを行える機能。作成した発注書は、PDFに変換してメールやFAXで仕入れ先へ送付することも可能です。

商品属性の登録や編集、削除を行う機能です。セット商品として登録したり、まとめ買いを行う際のディスカウント登録をしたりすることもできます。

入庫や出庫、予約、引当などを管理する機能。APIを利用すれば、既存の在庫管理システムとの連携も容易です。

入金の督促や消込、返品・返金処理などを行う機能です。作業の自動化により回収状況の可視化につながり、売掛金管理を強化できます。

システムの使用者ごとに操作権限の付与状況を変更する機能。顧客情報や売上情報など機密性の高い情報は、一部の従業員のみが閲覧できるように設定が可能です。

OMSはECサイトの効率的な運営を目的に導入されるケースが多いですが、利用時には注意点も考慮する必要があります。ここでは、OMSを導入するメリット・デメリットを解説します。

• 人為的ミスの削減に役立つ

人力で商品の受注管理や発注手続きを行う場合、受注件数が増えるとヒューマンエラーやトラブルにつながりやすくなります。具体的には、入力ミスや誤配送、個人情報の流出などが考えられ、販売チャネルが増えるほどリスクは高まります。OMSの導入によって業務の自動化を進めることで、人為的ミスやトラブルの防止が可能です。ECサイトの高評価にもつながり、売上アップも期待できます。

• コア業務に注力しやすくなる

OMSによって受注管理や在庫管理、発送業務など一部の業務を自動化することで、人的リソースをコア業務に充てやすくなります。商品開発やプロモーション、マーケティングなどのコア業務に注力できれば、利益率の向上や事業成長の加速につながります。

• 業務効率の向上につながる

OMSを導入すれば、今まで複数のシステムで管理していた情報をひとつのシステムに集約できます。また、見積書の作成や商品登録など煩雑な作業を自動化でき、業務効率の改善に役立ちます。少ない人手でも業務を円滑に行いやすくなるため、リソースが潤沢ではない企業でも安心です。

• 将来的なコスト削減が期待できる

OMSの導入によって業務の自動化・省人化が進めば、人件費や人材育成にかかるコストを削減できます。浮いたコストは商品価格や新製品の開発、プロモーションなどに回すことができ、収益の向上も見込めます。

• 導入や運用にコストがかかる

一般的にOMSの導入には初期費用が必要であり、導入後はメンテナンス費用やシステムの改修費用、バージョンアップの費用などのランニングコストがかかります。

そのため、取扱商品の少ないECサイトや低価格の商品を中心に販売している事業者の場合、負担の割合は大きくなる可能性があります。今後の事業拡大の予定や売上の伸び率などを考慮して導入を検討しましょう。また、事業規模が小さいうちからOMSを導入したい場合は、初期費用が不要のタイプや出荷件数に応じて費用が変動するタイプを選ぶのがおすすめです。

• 社内の業務フローを見直す必要がある

OMSの導入で作業を自動化するには、一定のルールやマニュアルが必要です。しかし、今まで人の手で行っていた作業には明確なルールが存在しないものも多く、あらためて業務フローを見直してマニュアルを作成する必要があります。特に、物流業務のように多くの作業員が関わる工程では担当者ごとに作業手順が異なるケースもあり、ルール作りにも労力がかかります。

• 運用には一定のITリテラシーが求められる

人力で行っていた作業が自動化されるため、システムの運用者には一定のITリテラシーが要求されます。従来の作業員がITツールの利用に慣れていれば問題ありませんが、難しい場合は新たな人材の雇用や教育が必要になり、コストがかかります。

　
商品の販売方法が、実店舗などのオフラインからオンラインへと変化するにつれて、数多くのOMSが登場しています。OMSのメリットを最大限享受するには、自社に最適なサービスを選ぶことが重要です。そこで最後にOMSの選び方を解説します。

既存システムと連携できない場合、システムの再構築や両者を接続するツールの導入など手間がかかる可能性があります。そのため、現在在庫管理システムやWMSを導入している場合は、スムーズに連携可能なOMSを選ぶのが良いでしょう。

ECサイトは24時間注文が入るため、トラブルが発生した場合にいつでもサポートしてくれるOMSを選ぶのがおすすめです。トラブルへの対応が遅れると顧客が別のショップに流れてしまい、販売機会を逃す可能性があります。

OMSを導入しても、事業規模や物量によっては効率化の効果をあまり実感できず、コスト面ばかりが目立ってしまうおそれがあります。事業規模が小さく、OMSの採用でかえってコストが増大する場合は、導入を見送るのもひとつの方法です。OMSを選ぶ際は、事前に社内の課題の洗い出しと予算の検討を行い、費用対効果が十分な製品を導入しましょう。

現場の従業員が使いこなせるシステムでなければ、OMSを導入しても業務効率の改善は見込めません。新たに専門知識のある人材を雇用したり、一から教育を行ったりするにはコストと労力がかかるため、従業員のリテラシーに合ったシステムを選ぶのが望ましいでしょう。

　
今回は、ECサイトの運営にOMSを導入するメリットやデメリット、システムの選び方を解説しました。OMSは、複数のシステムを統合し別々に管理されている情報を集約することで、業務効率の改善やコスト削減を図るソリューションです。数多くのサービスが登場しているため、コストパフォーマンスや操作性を考慮した上で最適な製品を選びましょう。

ECサイトなどでOMSを利用していて、発送業務にお困りの際は、「ピックゴー」の利用をご検討ください。貴社ビジネスに合わせた新しいモノの流れの構築をご提案いたします。