動態管理とは？全車両の状況を可視化する優れたシステムの特徴

こんにちは。物流に関する知識をまとめたメディア「ピックゴー物流コラム」編集部です。

社用車や営業車を使用している企業にとって、車両やドライバーが業務に対して適正に稼働しているかどうかを把握することは、非常に大切なことです。

しかし、適切に管理するには、車両の位置情報や走行距離、訪問先への到着予想時間など、多岐にわたる情報を集約し、把握しなければなりません。

運送会社の配送センターの担当者の中には、各ドライバーの状況が把握できず、緊急の依頼の際に空いている車両がなかなか見つからないといった悩みを抱えている方もいるでしょう。

こういった課題に対して、車両やドライバーの状況をリアルタイムで可視化できる「動態管理」の導入が重要視されています。

そこで今回は、動態管理の基礎知識や、導入のメリットについて解説していきます。

車載専用端末やスマートフォン、タブレットなどのGPS機能を利用し、車両やドライバーの位置情報や状態をリアルタイムで可視化して管理することを動態管理といいます。

動態管理を導入すると、管理者はPC上で各車両の状況が確認できます。

走行ルートや到着の予想時間をはじめ、どの車両にどのドライバーが乗っているのか、危険な運転はないかなど、業務に必要な情報を把握できます。

動態管理システムを導入する際の主な目的をいくつか紹介します。

自社の課題に合ったシステムを選びましょう。

• 車両の位置情報をすぐに把握したい

• 配送手配を効率化したい

• 燃料費を削減したい

• 事故を減らしたい

• スピード違反や一時停止などの交通違反を検知したい

• 日報作成の手間を減らしたい

• 請求業務から売上まで管理したい

• 機能に応じて選ぶ

またシステムに期待する要素も企業によって異なるかと思います。

以下のようなポイントも選択の際に意識する部分になるでしょう。

• なるべくシンプルに使いたい

• ドライバー側はスマホ一台で完結させたい

• できる限り安く済ませたい

• 活用にあたり手厚くサポートしてほしい

• 目的に合わせてカスタマイズしたい

便利な動態管理システムですが、導入にはいくつかの方法があります。

具体的にご紹介しましょう。

• クラウドサービスの利用

インターネットを介して、クラウドサービス型の動態管理システムを導入することができます。

この場合は、スマートフォンやタブレットに専用アプリをダウンロードして、取得した情報を端末で確認するような使い方をします。

利用の際には、アプリの月額の使用料が必要になることもあります。

無料トライアルサービスを行っている場合もあるので、試用してから導入を検討しても良いでしょう。

• 専用の車載器を使用するシステムの導入

使用している各車両に専用の車載器を装備することで使用できる動態管理システムもあります。

車両に車載端末を入れ、管理者はPCにソフトをインストールして使用します。

車載器には、GPS機能やデータの通信・保存機能などが搭載されています。

• デジタルタコグラフやドライブレコーダーのオプション機能

運転時の速度や走行時間などの情報を記録するデジタルタコグラフや、走行時の映像や音声などを記録するドライブレコーダーのオプション機能として動態管理機能が使えるものもあります。

この場合は、デジタコやドラレコに、動態管理用のソフトウェアを追加することになります。

また、利用の際は携帯電話回線やインターネット回線の契約が必要となります。

動態管理システムを導入すると、運行管理者にもドライバーにも便利な点があります。

まずは、運行管理者側のメリットを解説しましょう。

• 急な集荷依頼に対応しやすい

全車両の位置を正確に把握できるため、急な集荷依頼にもきめ細かく対応しやすくなります。

依頼された場所に最も近い車両へピンポイントで指示できるので、業務効率が向上します。

• 交通状況や天候に合わせた走行指示が可能

通行止めや渋滞情報、地域ごとの天候情報を連携させることで、目的地へのルートを状況に合わせた最適なルートに変更することができます。

ドライバーへリアルタイムに指示を行うことで、よりピンポイントな変更にも対応できます。

• 無駄を排除し、生産性を向上できる

これまで行っていたような、電話で車両の現在位置を確認する作業が不要になるため、管理業務が効率化できます。

また、各車両の走行ルートを自動で最適化し、最短距離のルートを提示できるので、稼働率も上がります。

各自でルート検索を行っていた分の余計な時間や、ガソリン代などのコスト面での無駄も削減できます。

• 事故の減少につながる

走行データが蓄積されているため、危険運転の傾向があるドライバーには、事前に呼びかけることができます。

また、速度超過、急加速、急減速などを行った場合にはアラートを鳴らして安全な運転へと促すことも可能です。

事故の発生が抑えられれば、修理代や保険料などのコスト削減にもつながります。

さらに、運転状況が管理者に可視化されているため、自然とドライバーの安全運転への意識が高まります。

• 誤配送を防止できる

配車予定と車両の現在位置が合致しない場合にはアラートで通知されるため、誤配送を防止できます。

また、案件管理をアナログで行わないので、ドライバーへの伝え忘れといった人為的なミスが起きにくいともいえます。

• 従業員の健康管理がしやすい

走行ルートや距離、時間をはじめとする詳細な走行ログが記録されているため、長時間労働の是正に役立ちます。

連続走行時間が一定期間を超えていないかを確認することで、従業員の健康管理にも活用できます。

• 顧客満足度のアップにつながる

運行ルートが最適化できるため、顧客のもとに素早く向かうことが可能です。

現在位置が可視化されているため、顧客へ到着予定時間を連絡することもできます。

こういったきめ細やかな対応が、顧客満足度アップへつながります。

• 報告業務の負担が削減される

動態管理システムには、配送時刻とGPSの位置情報から、日報作成や状況報告を自動化・簡略化する機能があります。

これにより、作業の負担が大きかった日報作成や報告にかかる作業工数を減らし、運転業務に集中できるようになります。

• 配送計画の確認や勤怠管理をスマートフォンから手軽に行える

動態管理システムによって、配送計画の確認や勤怠管理なども、管理者に電話することなく、スマートフォンから手軽に行えるようになります。

また、電話できない状況のときでもチャットでやりとりができるため、急な集荷依頼の指示も受けられます。

• 新人ドライバーでも配送ルートやスケジュールを最適化できる

最適な配送ルートの表示や、より効率的なスケジュールの指示を受けられることから、新人のドライバーでも効率的に業務を行うことができます。

これまでドライバーの経験や能力に任せていたようなことも、システムを経由して指示することができるため、ドライバーの負担が減ります。

• 正しい評価を得やすい

運転状況がすべて自動で記録されているため、自身でアピールしなくても正しい評価が得られやすいです。

ドライバーの運転状況を管理者側がランキング化できる機能がある動態管理システムもあります。

車両管理を行う担当者にとっても、ドライバーにとっても、メリットの大きい動態管理システム。

導入前の状況と比較すれば、作業の手間は格段に減り、生産性もぐんとアップすることでしょう。

現場担当者にとって、すぐにでも導入したいシステムだとは思いますが、実際に導入するとなると、検討しなくてはならない事項が出てきます。

導入方法はどのようなタイプが良いのか、どのような機能が必要か、予算はどのくらいかけられるかなど、長期的なシステムの運用にはさまざまな点を考慮する必要があります。

適当なシステムを導入した結果、使いこなすことができなかった…というような事態を避けるためにも、自分の会社の状況や目的に合った条件に優先順位を設けて、より有効な動態管理システムを選ぶようにしましょう。

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