出荷ミスを防ぐ主な対策｜ミスの種類と原因、役立つサービスは？

こんにちは。物流に関する知識をまとめたメディア「ピックゴー物流コラム」編集部です。

物流担当者にとって何としても避けたいのが出荷ミスです。出荷ミスが起こってしまうとクレームが発生し、企業の信用問題にもつながります。しかし、人間が作業を行っている限り、ミスを完全になくすことも難しいのも実情です。

そこで、この記事では起こりやすい出荷ミスについて、発生原因や対策までまとめてご紹介します。できる限り出荷ミスをゼロに近づけるためには何をすべきか、確認していきましょう。

出荷ミスの5つの種類

ここでは代表的な出荷ミスについて種類別にご説明します。

数量間違い

商品点数を間違えて出荷してしまったケースの出荷ミスのことです。
例えば、同じ商品を複数購入してもらったものの1点しか届けられていない場合や、異なる商品を1個ずつ合計2個購入してもらったものの同じ商品を2つ届けてしまった場合などが、これに該当します。

誤出荷

商品そのものを間違えて出荷してしまうケースを指します。
例えば、注文された商品とは異なる商品を届けてしまった場合や、商品は合っているもののサイズや色などが違う商品を届けてしまった場合などが該当します。

出荷漏れ

商品を正しく出荷できず、指定された期日に購入者のもとへ届けられなかったケースの出荷ミスのことです。
例えば、複数の注文のうち一部を出荷し忘れてしまった場合や、梱包・検品・積み込みなどの作業時に商品を紛失してしまった場合などが挙げられます。

宛先の間違い

送り状の記載ミスや、宛先の貼り間違いなどによって商品が顧客のもとへ適切に届かなかったケースを指します。
特に、別の宛先へ他の荷物を届けてしまった場合、個人情報の流出にもつながるため重大なトラブルとなるため、注意が必要です。

納品書の間違い

お届けした商品は間違っていなかったものの、同梱した納品書にミスがあるケースがこれに該当します。
例えば、納品書を添付できていないケースや記載内容を間違えているケース、別の宛先の納品書を同梱してしまったケースなどが考えられます。これも宛先の間違い同様に個人情報の流出リスクがあるため、重大なトラブルとなるリスクが高いと言えます。

出荷ミスの主な発生原因

出荷ミスには必ず原因があります。主な発生原因を知ることで出荷ミスが起こらないようにしましょう。

出荷指示を間違えている

そもそも出荷指示に不備があると、間違いに気付かないまま出荷作業が進んでしまい、出荷ミスにつながりやすいと言えます。
よくある出荷指示の不備として、注文情報の入力ミスやロット指定に関する間違い、顧客からの要望の確認漏れなどが挙げられます。
特に手入力で注文情報をピッキング指示書などに出力している場合、ミスが起こりやすいため注意が必要です。

ピッキング作業がルーティン化している

作業のルーティン化はイレギュラーな注文に気付きにくくなるため、ミスにつながりやすいと言われています。
特に起こりやすいミスは、数量の数え間違い、品番や色の確認ミス、セット品やキャンペーン品の見落としなどです。
これらのミスは、作業工程がマニュアル化されていない現場で発生しやすく、また、意外と作業に慣れたベテランスタッフの思い込みによるものも多いため、ミスが起こらないよう十分な注意が必要です。
出荷指示にミスがなくても、ピッキングや仕分け時に商品の確認を十分に行わなかったため、誤った商品を出荷してしまうケースがあるため、類似商品をピッキングする際には、商品を徹底確認するフローの構築が重要です。

発送・配送業務に不備がある

発送・配送時にもヒューマンエラーは起こりえます。
伝票自体に間違いがなくても、各商品の伝票を貼り間違えたり、同梱する納品書を入れ違ったりすると、個人情報の漏えいにつながるため十分気をつけましょう。
この他にも、配送ドライバーの見逃しなどによる出荷漏れなどもこちらに含まれます。

出荷ミスを防止するための主な対策

出荷ミスを防ぐための具体的な対策についてご紹介します。

ロケーション管理を徹底する

ロケーション管理とは、倉庫内における在庫の保管場所の管理を指します。
出荷ミスの対策には、このロケーション管理を徹底するのが効果的とされています。

在庫管理に関するルールを決めてスタッフ間で共有しておくことで、ピッキング時のヒューマンエラーの防止にも役立ちます。倉庫内で商品を探し回る必要がなくなるため、新人・ベテランを問わず作業効率が向上しやすいというメリットがあります。

なお、ロケーション管理には「固定ロケーション」と「フリーロケーション」の2種類があり、それぞれメリットがあります。

固定ロケーションは商品と保管場所を固定するシンプルな管理方法で、在庫切れがすぐにわかるメリットがある一方、在庫切れの際はそのスペースがまるまる無駄になってしまいます。

一方、フリーロケーションは、商品と保管場所を固定せず、在庫が切れた時点で別の商品を登録でき、スペースを有効活用しやすい保管方法です。食品やアパレル、雑貨など多品目で入れ替えが激しい商品に向いています。

作業スペースを十分に確保する

ピッキングや検品の不備による出荷ミスを防ぐには、倉庫内を整理整頓して、作業スペースを十分に確保することが重要です。
なぜなら、作業しやすい環境が整っていない場合に、商品を取り違えたり仕分けミスが発生したりするリスクが高まるからです。
繁忙期のように一度に多くの荷物を処理しなければならない時期になるほど、作業後の清掃や整理整頓を徹底して、できる限り出荷ミスを防ぐよう心がけましょう。

倉庫管理システムや在庫管理システムを導入する

注意力不足を原因としたヒューマンエラーが多い現場では、倉庫管理システムの導入で出荷ミスを防ぐというのも有効です。
倉庫管理システムとは、在庫の保管や入出庫の管理など、倉庫作業全般をサポートするシステムのことで、英訳した「Warehouse Management System」の頭文字からWMSとも呼ばれます。
倉庫管理システムを導入することで、受注情報をもとにした出荷指示書の作成や、入荷した商品の登録、商品の保管場所の管理などの一部の業務を自動化でき、ヒューマンエラーの防止に役立ちます。
また、在庫管理システムの活用も出荷ミス対策には効果的です。在庫管理システムとは、入出庫情報や在庫情報を管理して、在庫の過不足を削減するためのシステムで、これを活用することで、適正な在庫量を維持しやすくなり、倉庫内作業の正確化につながります。

ITツールを活用する

ヒューマンエラーを防ぐためには可能な限りITツールなどのテクノロジーを駆使して、省人化・省力化することが有効です。
例えば、ハンディターミナルやコードリーダなどを導入して、バーコードや2次元コード、RFIDなどで商品管理することで、入出庫や検品時のミスを大幅に削減できます。

ダブルチェックを実施する

簡単なヒューマンエラーは、1人に任せず、2人でダブルチェックを行うことで早期に防止できます。できる限りすべての工程でダブルチェックを行えば、出荷ミスの削減につながるでしょう。
ただし、ミスが起こる確率は低いため、ダブルチェックを行う人がルーティン化させず、気を緩めないようにすることが重要です。

業務フローに関するマニュアルを作成する

出荷ミスが起こらないよう業務フローを見直して、マニュアル化しておくのもミスを減らす有効策と言えます。
入荷や検品、梱包など倉庫内のあらゆる作業で、ミスが起こりにくい工夫を施した作業手順やルールを決めておくようにします。
例えば、梱包前に必ず1点ずつ商品の確認や数量を数えるようルール化しておけば、誤出荷や数量間違いの防止に役立ちます。

物流業務をアウトソーシングする

自社で対応が難しい場合は、物流業務を専門に取り扱う業者にアウトソーシングするのも有効な対策の一つです。
物流に関する業務は実績やノウハウをもつプロに任せることで、配送品質を向上させながらも、自社の従業員をコア業務に集中させることができます。

出荷ミスの発生によるデメリット

出荷ミスを起こしてしまうと、どのような影響があるのでしょうか。ここではミスを起こした際の影響についてご紹介します。

企業イメージが低下する

正しい商品が指定期日に届かないという出荷ミスが起こってしまうと、ユーザーや取引先からの企業への信頼は低下してしまい、そのまま売上の減少につながるおそれがあります。
さらに、出荷先を間違えた場合や異なる納品書を同梱した場合は、個人情報の漏えいリスクも生じるため、情報セキュリティ事故として訴訟へと発展するおそれがあり、社会的な信用の低下は免れません。

在庫差異が発生する

出荷する商品や数量を間違えてしまった場合、倉庫内の実在庫と理論在庫にズレが生じてしまいます。
理論在庫とは、入荷数と出荷数から計算する帳簿上の在庫のことで、この在庫差異が大きくなると、さまざまな弊害が生じる可能性があります。

例えば、実在庫のほうが多い場合は、在庫管理にかかる負担の増大や廃棄費用の発生などが考えられます。一方で理論在庫のほうが多い場合、欠品による売上の減少や顧客満足度の低下などが起こるでしょう。

加えて、在庫差異の原因を把握するために出荷作業を止めたり、入庫した商品の棚卸を行ったりする必要もあるため、無駄な時間や労力をかけることになりがちです。

物流コストが増大する

出荷ミスが発生した場合、出荷作業のやり直しや返品、再出荷が必要となるため、余計に物流コストがかかってしまいます。再出荷に必要なスタッフの人件費や配送コストなどを負担することになるでしょう。

出荷ミス対策には配送品質の向上に役立つ「ピックゴー」の活用がおすすめ

配送時のミスは出荷ミスの一つであり、出荷ミス対策には配送品質を向上させる必要があります。配送品質の向上に役立つのが配送プラットフォーム「ピックゴー」です。ここではピックゴーの概要と、オススメできる理由についてご説明します。

ピックゴーとは？

ピックゴーとは、物流とITのエキスパートであるCBcloud株式会社が提供する総合物流ソリューションサービスです。
軽貨物で50,000台以上（バイク・自転車含む）、一般貨物（2トン～10トン車）で2,000社以上の配送パートナーが登録している日本最大級の配送プラットフォームのため、日本全国各地で必要な車両をすぐ手配できます。
緊急配送や即日配送、定期配送などはもちろん、物流の波動に柔軟に対応できる機能などもリーズナブルかつ戦略的に実装可能です。実際に配送業務のアウトソーシング先として多くの企業に利用されており、ピックゴーを自社ビジネスのインフラに組み込むこめば、出荷ミスの削減や配送品質の向上につながります。

（注）掲載している数値は2023年3月時点のものです。

出荷ミス対策にピックゴーをおすすめする理由

数ある配送プラットフォームの中でも、ピックゴーをおすすめできる理由は、配送ミスを防ぐ機能の充実度にあります。
例えば、依頼時に配送してもらう商品の写真を添付したり、GPSを使って商品の位置情報を確認したりすることができるため、商品の取り違えや配送間違いに気づきやすく、出荷ミスの防止につながるのです。
さらに、配送パートナーの評価制度も設けられているため、配送品質の高いドライバーを選んで仕事を依頼できるところももメリットの一つです。

出荷ミス対策をしっかり行い、できる限りゼロに抑えよう！

今回は、商品発送時に起こりがちな出荷ミスの主な種類と発生原因、ミスを減らすための具体的な対策、ミスによる主なデメリットなどについてお伝えしました。

出荷ミスを完全になくすことは難しいですが、マイナスの影響は大きいため、なるべく発生させないようできる限りの対策を行っていきましょう。

自社で対応が難しい場合はアウトソーシングにより、配送品質を向上させて出荷ミスを防ぐ方法もあります。その場合は、多くの物流のプロに直接仕事を依頼できる「ピックゴー」の配送プラットフォームをご利用ください。経験豊富な配送パートナーがご指定の時間・場所に荷物をお届けいたします。
ぜひお気軽にお問い合わせください。

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