出荷とは？業務の基本的な流れと誤出荷の原因、作業ミスを減らすコツ

こんにちは。物流に関する知識をまとめたメディア「ピックゴー物流コラム」編集部です。

出荷作業は物流業務の中でも関わる作業員が多く、ミスやトラブルが生じやすい工程のひとつです。特にECの普及により少量・多品種・多頻度の配送や、荷物の場所を追跡できることなどが求められるようになり、出荷作業が煩雑化しています。作業ミスを防止し顧客のもとへ確実に商品を届けるためにも、出荷業務の見直しが急務です。

そこで今回は、出荷作業の基本的な流れや誤出荷の原因、ミスを減らすコツなどを解説します。誤出荷の削減を通して顧客からの信頼を獲得し、売上のアップにつなげましょう。

 
物流を支える業務のひとつである出荷。ここでは出荷業務の概要や作業の流れ、似た用語との違いを解説します。

出荷とは、顧客から注文を受け商品を発送するまでの一連の作業のこと。具体的には送り状や発送明細の作成、在庫状況の確認、倉庫からの商品搬出などを行います。配送先へ届くのが遅れたり誤出荷があったりすると企業の信頼低下につながるため、出荷作業は丁寧かつ迅速に行う必要があります。

1. 出荷指示

   出荷指示は、顧客から届いた注文票や受注データを倉庫管理システム（WMS）に取り込み出荷登録を行う作業です。倉庫管理システムとは、「Warehouse Management System」の略で、部品や完成品の保管、入出庫の管理など倉庫作業全般をマネジメントするために利用されるツールです。

2. 在庫引き当て

   在庫引き当ては、出荷指示をもとに在庫を確保する作業のこと。注文が入っても在庫が足りない場合は欠品となります。

3. ピッキング

   ピッキングは、リストをもとに出荷予定の商品を倉庫から探し出す作業です。ピッキングリストには対象となる商品の品番や数量、保管場所、サイズなどの情報が記載されています。

4. 検品

   検品作業では、ピッキングを行った商品に間違いがないかチェックします。同時に破損や汚損などの有無も点検するのが一般的です。

5. 梱包

   次に、指定された方法で商品を梱包し送り状を作成します。商品の性質や顧客の要望に応じて緩衝材を使用したり、荷物をラッピングしたりします。

6. 発送

   最後に、出荷日を迎えたら配送業者に荷物を引き渡し、顧客のもとへ商品を届けます。自社に配送部門がある場合はすべての作業が社内で完結します。

• 発送と出荷の違い

発送は、出荷業務の最終工程を意味する用語です。出荷が受注から発送までの一連の流れを指すのに対して、発送は商品を積み込んだトラックが倉庫を出発する工程のみを指します。

• 配送と出荷の違い

配送は、配送業者が顧客のもとへ荷物を運ぶ過程を指す単語。発送と似た意味で使用されることが多く、受注から発送までの一連の流れを指す出荷とは異なります。

• 集荷と出荷の違い

集荷は、配送業者が荷主のもとへ出向き、発送予定の荷物を回収する作業です。自社配送を行っていない企業では、出荷作業の一部として扱うこともあります。

• 出庫と出荷の違い

出庫は、荷物の送り先が顧客や市場ではなく物流倉庫や支店などの場合に使用される用語です。メーカーが自社倉庫から商品を送る際に使用されることが多く、送り先の違い以外は出荷と同様の意味をもちます。

出荷作業は工程が多く、それぞれの作業を別の担当者が行うため誤出荷が発生しやすい傾向にあります。ここで は、誤出荷の種類を5つに分類し原因も含めて解説します。

商品は合っているが、カラーやサイズなどが間違っているケースです。主な原因は、出荷作業に慣れていない作業員によるカラー番号やサイズ表記、バーコードなどの情報の読み間違いが考えられます。

同じ商品を2つ購入したが1つしか届いていない、異なる商品を購入したが1点しか届かなかったなどのパターンです。業務がルーティン化することで発生しやすい傾向にあり、新人だけでなくベテランでもミスをする可能性があります。

送り状に記載する情報に誤りがあり、商品が適切に届かないケースです。別の宛先の送り状と取り違えている場合もあります。作業の自動化や省人化が進んでおらず、必要な情報を手入力している場合に発生しやすいのが特徴です。

品番の確認ミスが生じると、注文した商品とは別の商品が顧客に届いてしまいます。品番チェックを目視で行っている、倉庫内が整理整頓されていないなどの原因が考えられます。

商品に同梱する付属品を忘れて出荷したケースです。付属品のほかには、広告や説明書などを入れ忘れる場合もあります。商品だけがバーコード管理されており、付属品は別の場所で保管されている場合などに生じやすい傾向にあります。

最後に誤出荷を削減するための方法をご紹介します。誤出荷は個人情報の漏えいや顧客からの信頼低下、在庫差異の発生などを引き起こします。利益の減少に直結する可能性もあるため、誤出荷が発生しにくい環境を整備することが大切です。

商品の発送前にダブルチェックを行うことで誤出荷の削減につながります。特に商品タイプや商品数に関わるミスが多い場合、高い改善効果が期待できます。

また、ピッキング時にハンディスキャナーを活用するのも良いでしょう。伝票コードを読み取るだけで商品点数や 品番に間違いがないかチェックできるため、ヒューマンエラーの防止に役立ちます。

特定の工程でのミスが多い場合は、人員配置を見直すのもひとつの方法です。各作業員の業務適正やパフォーマンスを踏まえて配置を最適化することで、ミスの削減につながります。

出荷作業のスペースが狭いと、商品や伝票を取り違えるリスクが高まり、誤出荷が生じやすくなります。出荷スペースはできる限り広く確保し、送り先ごとに独立して作業できるのが理想です。

倉庫管理システムの導入によって伝票や指示書の作成などのアナログ作業を自動化できれば、誤出荷の削減に役立ちます。また、倉庫管理システムを基幹システムやマテハン機器と連携させることで、情報のリアルタイム共有が容易になりトラブルの発生時に迅速に対応しやすくなります。

出荷作業は顧客へ商品を届けるために欠かせない業務です。しかし、作業工程が多く複数の作業員が関わるため、誤出荷が生じるケースも少なくありません。WMSの導入やチェック体制の整備などを行い、誤出荷の防止に努めましょう。

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