展示会・イベントへの搬入・配送を効率化！ピックゴーの活用方法

こんにちは。物流に関する知識をまとめたメディア「ピックゴー物流コラム」編集部です。

展示会は多くの人に自社の商品や作品を手に取ってもらえたり、直接コミュニケーションが取れたりするチャンス。最近ではオンラインで開催されることもありますが、来場者に直接アピールできるリアルな展示会は他に代えがたいものです。
ただ、こうした展示会や大きなイベントを行える会場は大抵遠くにあるため、資材などを運ぶのも一苦労。こんなときには日本最大級の配送プラットフォーム「ピックゴー」が役立ちます。実際にどのような流れで依頼するのか、利用の手順やかかる時間や費用についてご紹介します。

展示会・イベントで資材搬入を行う主なシチュエーション

展示会の資材搬入

展示会でブースを設置するには、パネルやポスター、什器など様々な資材の搬入が必要になります。来場者に配布するパンフレットや、展示用の商品サンプル、頒布する記念品なども含めると会場に届けなければいけない荷物の量は多く、運送のプロに依頼するのが良いでしょう。準備が直前になっても、ピックゴーであれば緊急に軽貨物車両を手配することもできます。

また、展示会当日になって追加で必要になったものを緊急配送する際にも便利です。例えば、配布していて量が足りなくなってしまったパンフレットや、ギリギリに出来上がった商品サンプル、さらに、単純に運び忘れたものを追加で届けるといった利用方法も可能です。

イベントでの資材搬入

多くの来場者にアピールできるのは展示会だけではありません。コミックマーケットなどの大型イベントでは企業ブースを出展することもできます。その際の資材搬入にもピックゴーは役立ちます。
ピックゴーは法人に限らず個人でも利用可能なので、同人活動を行う個人やサークルの方でも、大量の荷物の運搬をピックゴーに頼めます。特に本などはダンボールに詰め込むと重くて運びにくいものの筆頭。作品にそそぐ労力以外はなるべくかけたくないという人にもおすすめです。

実際にピックゴーを使って運んでみた

運びたいアイテム

今回、運んでみるアイテムの内訳は以下の通りです。

• アクリル什器・ブース用パネル　段ボール（大）1個
• 商品サンプル　段ボール（中）1個
• 配布用パンフレット　段ボール（小）1個

ピックゴーを実際に利用する流れ ※ピックゴー エクスプレス （アプリ版）の場合

STEP1：ピックゴーエクスプレスの利用

まずはスマホで「ピックゴーエクスプレス」のアプリをダウンロードします。
ダウンロードしたアプリを起動したら、今回の集荷先、配送先、高速使用の有無などの条件を入力します。入力すると配送可能時間や金額が表示されます。事前にかかる費用を確認し、問題がなければ依頼をかけます。

STEP2：配送パートナーの確定

依頼をかけると、ピックゴーに登録している全国の配送パートナーに情報が共有され、配送を希望するドライバーが見つかります。
今回のアプリ版の場合は、依頼をかけてから自動的にマッチングしますが、法人向けサービスであるピックゴー（ウェブ版）の場合は条件に合うドライバーを選択することもできます。
今回はドライバーが決まるまでの時間が、約2分半でした。マッチングに関する時間は最短56秒と1分を切っているため、もっと速く配送パートナーが決定することもあります

STEP3：集荷

配送パートナーが決定すると、集荷に来るまでの時間の目安も表示されます。今回はマッチングから集荷にかかった時間は約30分で、目安通りの時刻で安心できました。
なお、梱包無しの状態でも配送してもらうことは可能ですが、安全に運ぶためには梱包しておくことが望ましいので、到着までの間に梱包作業を進めておくと効率的です。

STEP4：配送

配送パートナーに荷物を渡した後、気になるのが荷物の現在位置。ピックゴーはGPSで配送パートナーの現在位置をリアルタイムで表示できるため、荷物が想定時刻までに届くか確認しないと不安な方にも便利。
また、画面では配達予想時刻も確認できるため、届け先に伝えておくことができます。なお、法人向けサービスのピックゴー（ウェブ版）の場合はGPSの確認画面のURLを届け先など関係者で共有することもできるので、電話確認の余計なやり取りも減らせます。

STEP5：お届け

配達予想時刻とほぼ変わらず、届け先に荷物が無事届きました（約35分）。ちなみに、ウェブ版の場合は作業が完了するとメールで連絡が来るため、届くまで別の作業に集中できるのもメリットです。
なお、荷物は基本的に「軒下渡し」となるため、配達予想時刻になったら、荷物を受け取れる場所まで来てもらうよう届け先の人に伝えておくようにしましょう。

※軒下渡し：届け先となる施設の入口や搬入口で荷物を引き渡す納品方法のこと。ご自宅であれば玄関先での受け渡しとなります。

STEP6：領収書・請求書の発行

ピックゴーは荷物を届けた後の事務処理手続きも簡単。領収書の発行はアプリ上で簡単に行えます。また、過去の注文履歴もアプリ上でペーパーレスに確認できるので経費精算時などに便利です。

かかった費用と時間

• 総額：5500円（総移動距離：9km）
• 総時間：1時間7分半（アプリ利用開始から荷物が届くまで）
  

今回のピックゴー エクスプレス利用の結果は上記の通りです。同じ内容でレンタカーを借りて運搬しようとすると、費用はおよそ5000円程度（6時間レンタル＋ガソリン代）で済みますが、レンタカーを借りる時間や返却する時間、ガソリンスタンドに寄る時間などを考えると、合計2時間ほどかかる場合も想定されます。しかも自ら運転しなければならず、運転が苦手な方にはプレッシャーもかかります。その手間を考えると、さほど変わらない金額でプロに運転を任せて迅速に荷物を配送でき、その間は別の作業に取り組めるところも便利です。

利用してみてわかったピックゴーのメリット【展示会編】

今回、依頼してみて分かったメリットを大きく3つご紹介します。

1. 自ら資材を届けずに済む

展示会や大型イベントなどが行われる広い会場は限られており、場所もオフィス街などから離れていることもしばしば。そこへ急に資材を届けるとなると半日～1日仕事になってしまいます。ピックゴーはプロのドライバーに配送を依頼でき、自力で資材を届けずに済むため、他の重要な仕事に集中して取り組むことができます。
また、混載便ではなくチャーター便のため、他の目的地に寄ることなく会場まで直接荷物を配送できるため、素早く届けられるのも安心です。

なお、今回は個人向けアプリ「ピックゴー エクスプレス」を使用しましたが、法人向けのウェブサービス「ピックゴー」では、展示会の搬入に慣れている配送パートナーを募集したり、ドライバー選択画面で選んだりできます。展示会で良く使用される什器の運搬や取り扱いにも慣れているため破損が起こりにくいのが大きなメリットです。
また、主要な展示会場への搬入経験が豊富な配送パートナーであれば、搬入時間・搬出時間の制限に合わせて、会場での車両待機時間にも柔軟に対応できることも。ただし、いずれの場合も荷物は「軒下渡し」になるため、搬入口から各ブースまでは自力で運ぶ必要があることに注意しましょう。

2. 緊急時でもすぐに集荷・配送してもらえる

ピックゴーは24時間・365日いつでも依頼できるため、急ぎで荷物や資材を集荷・配送できます。今回の展示会のように運び忘れた資材や、追加で必要になったものをすぐ送付できるだけでなく、自社のリソースが足りなくて配送できる人がいない場合にも利用できます。また、展示会の場合、会場に搬入・搬出時間に制限があることが多く、それに間に合うよう急ぎで集荷・配送してもらうといった利用方法もあります。

3. 経費として精算しやすい

ピックゴーの利用にかかる費用は、すべて発注依頼前に確認できます。高速道路を利用するルートの場合は、高速道路代も含めて費用の総額を表示します。事前に費用感を知れるため、経費として申請しやすい範囲の金額かどうか判断してから、サービス利用の可否を検討できます。

【目的別】ピックゴーの選び方

「アプリ」と「ウェブ」どちらを選べば良い？

ピックゴーで緊急配送を依頼する際のサービスは、アプリで依頼する「ピックゴー エクスプレス」とPCを利用するウェブ版「ピックゴー」との2種類に分かれています。
それぞれ特徴が異なるので、依頼内容や利用目的に応じてふさわしいサービスを選ぶようにしてください。大まかな違いは下表の通りです。次の見出しからシチュエーションごとに「アプリ版」「ウェブ版」どちらにすべきかを解説していきます。

ピックゴーエクスプレス（アプリ版）が便利な場合

• 今すぐ利用したい

とにかく今すぐ利用したい、すぐに荷物を運びたい人にとってはアプリ版のほうが便利。アプリ版はウェブ版よりも手軽に登録でき、目的地などを入力するだけで発注まで行えます。発注時には金額と時間の目安が表示されるのも便利です。なお、ウェブ 版は法人登録が必要で登録までに10～15分ほどかかります。

• スマホだけで作業を完結させたい

出先でスマホしか持っておらずPCを持ち合わせていない。そんな場合はアプリ版がおすすめです。配送パートナーの手配・発注から決済処理まですべてスマホ1台で完結できます。

ピックゴー（ウェブ版）が便利な場合

• 荷物を大量に運びたい

ウェブ版「ピックゴー」は軽貨物だけでなく、2t ～10t トラックを手配することができるのがポイント。軽貨物に収まりきらない量の荷物がある場合はウェブ版のほうが便利です。また、ウェブ版では車両を複数台呼ぶことができます（アプリ版は1台まで）。

なお、軽貨物1台で運べる荷物の量は以下の通りですので、手配時の参考にしてください。ピックゴーで手配する軽貨物に詰め込める荷物の量は、縦180cm×横130㎝×高さ120mの荷室に入る量です。ダンボール（小）で換算すると約46個、トランクケースでは約35個、自転車で約3台の計算になります。

• 請求書払いで決済したい

経費の立て替えではなく、請求書払いで利用したい人にとってはウェブ版がおすすめ。ウェブ版は法人向けのサービスのため、請求書払いに対応しています。なお、アプリ版でも経費精算用に領収書を発行することは可能です。

• 社内で複数ユーザーでも利用したい

社内でピックゴーのサービスアカウントを共有したい場合はウェブ版のほうが便利です。部署内で共有するアカウントを作成して複数人で利用することができます。一方、アプリ版はスマホで利用するため、1人・1アカウントでの使用が想定されたシステムとなっています。

• 継続的に利用したい

ピックゴーのサービスを利用して、今後も継続的に利用したい場合はウェブ版のほうが使いやすいと言えます。過去の発注履歴を参照できるため、似たような発注を依頼することが多い場合は、履歴のコピペを利用できるので発注時の手間が省けます。また、依頼に応募してきた配送パートナーを選択できるため、以前仕事を頼んで印象の良かった人、自社の作業に慣れた人などを再び指名して依頼することも可能。

アプリ版で緊急配送を単発で利用した際、サービスのメリットや使いやすさを少しでも感じたら、後日ウェブ版の登録を行うことをおすすめします。ウェブ版の登録作業を済ませておけば、利用目的に合わせて使い分けできるためとても便利です。

よくある質問

よくある質問への回答については、以下のリンク先からご確認ください。
⇒法人の方はこちら
⇒個人の方はこちら

法人利用をご検討の場合は
⇒ピックゴー（ウェブ版）はこちらから

今すぐスマホで呼びたい場合は
⇒ピックゴーエクスプレス（アプリ版）をダウンロード